時間管理

法國文豪伏爾泰有首詩說：「時間是個謎，最長又最短，最快又最慢，最能分割又是最寬廣，最不受重視而又最珍貴，渺小與偉大都在時間中誕生」。為什麼要做時間管理呢？可能是因為要做的事做不完、每天都很忙很累、總是沒時間做自己想做的事、不知道怎麼做計劃、被人說做事沒有條理、記憶力不佳，老是忘記該做的事或不知道怎麼打發空閒的時間等等。明白了諸多可能原因後，我要給各位第一個技巧：「做事是靠系統，不是靠感覺。」意思是說，時間管理是要有系統的做事，不是心血來潮把計畫全部寫在一張紙上就叫時間管理；如果沒有按照系統地寫計畫表，之後會發現根本沒辦法執行計畫。第二個技巧是：「要有時間意識」。你要常問自己一個問題：「我何時會注意到時間的存在？」有段話這麼寫著：「想知道『一整年』的價值，就去問被當掉的學生；想知道『一個月』的價值，就去問曾經早產的母親；想知道『一禮拜』的價值，就去問週刊的編輯；想知道『一天』的價值，就去問有十個孩子要養的領日薪工人；想知道『一小時』的價值，就去問在等待見面的情侶；想知道『一分鐘』的價值，就去問剛錯過火車的人；想知道『一秒鐘』的價值，就去問剛閃過一場車禍的人；想知道『百分之一秒』的價值，就去問奧運的銀牌得主。」 1991 年有個學者針對美國商學院的學生提出一份研究報告，他發現了十個時間陷阱，從第一名排下來分別是：拖拖拉拉、看電視、跟朋友聊天、做白日夢／發呆、思考要如何做作業、身體上的問題（如：生病、體力不濟）、睡過頭、沒有計畫、等候別人、講電話。現代又多了一大干擾源：電腦。就時間管理而言，相信很多人是對電腦又愛又恨，因為它可以是個幫助你管理時間的好工具，但常常你可能還是在電腦上耗費許多不必要的時間，所以我們需要思考如何使用電腦才能有效避免它成為我們的干擾源。

時間管理

排定優先順序

經濟系同學一定聽過 80/20 法則 (Pareto Principle) ，這個原本應用在市場行銷的概念其實可以應用在很多地方，它指出人可能會耗用 80% 的工作時間卻僅獲得 20% 的成果，這種成果稱為次要成果；人要追求的應該是僅用總工作時間的 20% 卻獲得 80% 的成果，這種成果叫做主要成果。時間管理就是要幫助各位做事情可以達到主要成果而非次要成果。要達到主要成果首先要區分什麼事是「想做的」和「真正要做的」，然後多留點時間給重要的事情。換言之，須先找出事情的輕重緩急，別浪費太多時間在想做但不重要的事上。根據呂宗昕老師，決定事情先後順序有個N字原則，亦即將事情依照「緊急」和「重要」分成四個象限：緊急又重要、不緊急但重要、緊急但不重要、不緊急不重要。各位可以發現這個原則把重要的事擺在緊急的事前面，因為緊急的事可以之後再做，但重要的事一定要當下那個關鍵時機去完成。

制定行動清單

張永錫老師曾提到一個循環式的行動清單，包含六個流程，第一步是「收集」，就是把所有要做的事記下來。之後要「加工及組織」，就是一次處理一件事，如果兩分鐘內可以做完就馬上行動，並且由最近的事情依次向前，例如 check email 要從最新的那封看最後的結論，而不是從最早的那封開始看；這個過程非常重要，沒有經過加工和組織的清單就不是有效的清單。接下來是按時間、場合或任務「排程」，在這個步驟你要預估每件事所需的時間，並可依照N字原則訂定優先順序，先做討厭的工作，以避免拖拖拉拉。排程之後就要「行動」，執行之前規劃好的工作。行動的過程可能會遇到一些臨時狀況，所以要隨時「檢視」行動清單並定期「更新」，依照狀況保持行動清單的實際性。

Do and Don’t

排好了優先順序和行動清單，有同學可能會說，就算列了行動清單還是無法好好管理時間，怎麼辦？針對這點，可以列出你的 “Do” 和 “Don’t” ，我各整理了五點。 “Do” 的第一點：同學可以寫下必須處理的待辦事項。因為動筆可以使印象更深刻，不但可將重要事物視覺化，使計畫在腦中形成清晰脈絡，而且書面的東西對自己更有約束力。第二、預留緩衝時間。因為計畫趕不上變化，所以安排計畫時不要勉強自己。此外，要特別小心骨牌效應：通常一件事沒做完，後面的事也會啪啦啪啦的倒下去，所以合理的時間管理還要加上 10% 的允差，放大到一週內來看就是要預留一日以彌補日程表中進度落後的部分，當計畫延誤時也請不要灰心，繼續努力！第三、設定目標，重量不重時間。所以問自己念了多久不如問自己念了多少，而與其問自己念了多少不如問記了多少。第四、做事要專心。雖然現在有人講求 multiple tasks , 但只有一次做一件事才能最有效率；要專一在一件事上，首先必須減少外在的干擾，動態方面如避開馬路上的噪音和說話聲，靜態部分則如改善工作環境、桌面擺設等，同時也要增加自己的內在安定性。除此之外，以清楚的動機提高專注力也是很有效的方法。反過還說，要做好時間管理「不能」做什麼呢？第一、不要養成拖延的習慣。要有效利用 deadline , 儘量在截止時間前十分或十五分鐘前完成。第二、避免長時間集中精神。應以段落性時間安排行程，例如以 90 分鐘或 45 分鐘為單位，穿插中場休息時間；沒幹勁的時候，先從能做的地方開始。第三、拒絕完美主義。邱吉爾說過一句話：完美主義等於癱瘓。因為太完美主義會降低工作效率，拖累團體，造成人際關係緊張，還會誘人上癮，所以要懂得何時說「不」，試著相信別人的能力，明快地分派任務出去。第四、不要浪費零碎的時間。零碎的時間可以用來做非連續性的、機械性、問答型和無須用大腦的事情。有一次愛因斯坦去和一位教授請教問題，教授正好在開會，開完會後又出去吃飯，一整天都不見人影。之後那位教授向愛因斯坦致歉：「不好意思讓你等了一整天。」愛因斯坦就說：「不，一點都沒有耽誤，因為我在等你的時候，已經解決了一個重要的數學問題。」所以集合零碎的價值，就是完整的價值。以上就是時間管理的做與不做。

最後，我想用一首愛爾蘭歌謠來結尾：「把時間花在工作上，它是成功的籌碼；把時間花在思考上，它是力量的源泉；把時間花在遊戲上，它是保持純真的秘訣；把時間花在閱讀上，它是智慧的清泉；把時間花在夢想上，它會讓你更接近星星；把時間花在反省上，它能使你避免更多的錯誤；把時間花在歡笑上，它是靈活的交響樂；把時間花在朋友上，它會引導你走向幸福；把時間花在愛與被愛上，它讓你找到人生的真諦。」大家擁有的時間都一樣，就看你怎麼運用。時間管理看似困難，其實可以從小處做起：首先要有時間概念，然後列出事情的優先順序，接著用N字原則以及行動清單的六個步驟來進行時間管理。請選擇適合自己的計畫表，然後用做與不做的原則記住時間管理的基本觀念。希望以上對大家受用，謝謝！

參考資料

呂宗昕（2006）。時間管理高手。台北：商周。
呂宗昕（2008）。時間管理黃金法則。台北：商周。
張永鍚老師部落格http://blog.xuite.net/twhsi/Blog