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筆者實踐GTD時間管理已經有7個月了，期間對GTD的體係有了一些新的理解，也接觸了時間管理的一些其他方法，總結一下，可以劃分成為四個方面，感覺上是有個順序的，每一個層次都會更加有效率，所以美其名曰“時間管理的四重境界”。

一． 採用GTD 建立時間管理的基礎體系

很多朋友說自己的時間管理的不好，老是忘事，主要是因為自己的時間管理沒有系統。

“好腦子不如爛筆頭”，GTD幫助我們將所有的事情都從腦子裡面清空出來，整理後按照場景分類，通過對場景、時間、精力和重要性的判斷，讓你迅速知道馬上能夠動手做的事情，並在這一段時間內專注於手頭上的事情，One by One的執行To Do list。這樣不容易忘事，而且執行效率非常之高。

首先，GTD 幫助我們構建了一個時間管理的執行閉環。如下圖。在執行的過程中，關鍵是：（1）事情的完全收集，收集的越全面，系統越可信；（2）To Do list時間的合理劃分，一定要讓list中的項目是一旦想做就能動手並能在一個小時內完成的；（3）執行的過程中要專注手中事情，盡快的完成；（4）每週的檢視是回顧前期的工作情況，以便改進；（5）更新是產生新的to do list，最終成為閉環

圖1 GTD的五個步驟

其次，GTD 提供了處理事情的一般流程。這張圖很有用，我就不再贅述。

圖2 GTD處理事情的一般流程

再次，GTD 提供給我們決定“馬上能做什麼？”的標準。首要因素是場合是否合適，次要因素是時間夠不夠和精力是否足夠，最後是事情的重要性。這裡的關鍵是，接下來的時間馬上能夠做什麼，這個主要取決於客觀的條件。重要性是一個主觀的提交，應當放在更高的層次上考慮，GTD沒有給我們答案，這也是GTD的一個局限性。

《GTD時間管理原理與實踐分享——原理篇》和《GTD時間管理原理與實踐分享——實踐篇》關於GTD的詳細內容可以參考之前我寫的。

二． 不斷的找出自己的時間黑洞

如果，已經有了時間管理的系統了，但還是感覺時間被浪費掉了（如果不是工作狂的話），那麼這找出浪費時間的“黑洞”是要做的第二個層次的管理方法。

下圖是摘自

下

圖3 時間黑洞思維導圖

三． 分清事情的輕重緩急

《時間投資法》。GTD讓我們有了系統，時間黑洞讓我們排除了時間的浪費，以上兩點都實現了，還只能做一個比較充實的人或高效率的人；要想成為一個高效能的人，還需要處理好時間的分配。針對這一點，推薦大家看勝間和代的

按照事情的重要性和緊急性可以劃分如下的矩陣，可以將要做的事情分別放到矩陣中，進而決定時間的分配。

圖4 事情的重要性與緊急性矩陣

首先，界定一下，所謂重要，是指該事情在中長期對自己或公司有深刻的意義，更多指的是長遠效益；所謂緊急，是指在近期就要截止的事物。

（1）“消費”象限的事情，很重要，需要馬上就做。這類事情，多是指工作中的事情，賴以謀生，關乎生計。這些時間的付出，類似時間的正常“消費”，用來做“正事”，沒有被虛度和浪費。但這些時間，未必與自身未來的成長完全相關。

（2）“浪費”象限的事情，不重要，但很緊急，必須要做。這些是指必須參加的但意義不大的一些事情。最典型的是上下班的通勤時間，沒法避免。

（3）“投資”象限的事情，很重要，但不緊急。這些事情一般是指在中長期規劃中的事情。這些事情，通常涉及個人的長期發展，與自己長期發展相關。所以，應當格外重視這個區域的投入。

（4）“閒耗”象限的事情是最“沒意義”。當然，也可以理解成為生活的休閒區域。但一定要控制好時間的投入量，如果大部分時間都在閒耗，那麼就是在虛度光陰。

在比例的分配上，理想的比例應當是：消費最好佔50%，投資佔30%，浪費佔10%，閒耗佔10%。這樣，重要和不重要的比為8：2，會使時間的效能比較高；同時，緊急與不緊急的比例為6:4，生活的節奏不會特別的緊張。

當然，沒有達到這個比例的童鞋，可以考慮適當的調整每個像限時間的分部。盡可能的降低“閒耗”和“浪費”的區間的時間，分配給“投資”區間。此外，投資區間的投入的提高，會倒動自身能力的提升，最終使“消費”區間的事情更加游刃有餘，進而增加“投資”和其他區間的分配。

在實踐中，通常我會把這四個像限作為我GTD的四個主分類，用來記錄待辦的項目（完成需要很多的步驟的事情），進而從中產生to do list的條目。這樣，解決了從總體上把握時間的輕重緩急的分配。如下圖

圖5 GTD中的事件分類

四． 做最有生產力的事情

時間管理的最高境界，正如陳安之所說，“每一分、每一秒都要做最有生產力的事情”。

這要建立在對個人事物的高超的掌控藝術，通過對工作的分割、分派和自身優勢的總結，而自己只做能夠產生最大效能的事情，將其餘的事情統統分配給其他人來做。

舉個簡單的例子，如果洗一桶衣服需要5塊錢，你自己洗這桶衣服需要半個小時，而你的時薪是20元，那麼成本就是10塊錢。這樣一算，10大於5，還是自己工作，讓洗衣店洗比較划算。這是個典型的花錢買別人時間的例子。如果在生活中，只要成本有效，那麼，就要盡可能的花錢買別人的時間，為自己所用，這個有個詞彙叫UOT——Use other’s time。當然，如果你很喜歡洗衣服，洗衣服會給你帶來快樂，就另當別論了。

要想做到這一點，就要不斷的總結自己的優勢和特長，建立同他人的合作，最終將精力集中在核心的自己最擅長的事情上。